Hoy, más que nunca, la capacidad de ser productivos en un mundo laboral cada vez más dinámico es lo que nos permite consolidarnos como figuras competitivas y preparadas en nuestros respectivos sectores.
Editorial
Cómo ser más productivos: Siete técnicas para aumentar la eficiencia en el trabajo
Fecha
05 agosto 2024
La productividad en el trabajo se configura como aquel conjunto de competencias que permiten alcanzar resultados excelentes, para maximizar la eficiencia en el uso del tiempo, sin comprometer el bienestar personal y el equilibrio entre la vida profesional y la vida privada.
En este artículo, exploraremos siete técnicas eficaces para aumentar la productividad en el trabajo, que se pueden utilizar concretamente con el fin de optimizar el propio rendimiento y alcanzar mejores resultados. Se trata de estrategias probadas y seleccionadas por su aplicabilidad en distintos contextos laborales y por su capacidad de producir ventajas tangibles tanto a corto como a largo plazo.
1. El método Pomodoro
El método Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de los 80. Este método se basa en sesiones de trabajo de 25 minutos, llamadas «pomodori», intercaladas con breves descansos.
Para aplicar eficazmente esta técnica de gestión del tiempo, hay que seguir metódicamente esta secuencia de pasos:
- Crear una lista de tareas por hacer
- Programar un temporizador de 25 minuto
- Trabajar sin interrupciones ni distracciones hasta que termine la cuenta atrás del temporizador
- Tomarse un descanso de 5 minutos
- Repetir el ciclo cuatro veces
Después de cuatro «pomodori», es esencial hacer una pausa más larga, de entre 15 y 30 minutos, para despejar la mente.
Esta técnica ayuda a mejorar la concentración y la gestión del tiempo, lo que permite trabajar de forma más aplicada y productiva. Su estructura regular de trabajo y pausas ayuda a mantener la mente fresca y reduce el riesgo de fatiga mental.
2. Establecer objetivos SMART
Los objetivos SMART (Singulares, Mensurables, Alcanzables, Relevantes y Tempestivos) representan un enfoque estructurado que apunta a definir metas claras y alcanzables. Este método facilita la planificación del trabajo, y permite medir el progreso de forma concreta y eficaz, manteniendo alta la motivación.
Existen 5 criterios fundamentales que permiten identificar los objetivos SMART:
- Singularidad: el objetivo debe ser claro y bien definido; no debe ser ambiguo.
- Mensurabilidad: deben establecerse criterios concretos para evaluar el progreso y el éxito.
- Alcanzabilidad: el objetivo debe ser realista y realizable con los recursos disponibles.
- Relevancia: cada objetivo debe alinearse con las metas más amplias de la organización o de la carrera personal.
- Tempestividad: es necesario establecer un plazo claro para su consecución.
La definición de estos objetivos aumenta la probabilidad de éxito y ayuda a mantener altas la atención en el proyecto concreto y la motivación a lo largo del tiempo. Permite además subdividir los objetivos complejos en etapas intermedias más manejables y facilita el seguimiento del progreso y la adaptación de las estrategias cuando es preciso.
Este enfoque puede aplicarse tanto a nivel individual como de equipo, para fomentar una mayor claridad en la comunicación y la alineación de los esfuerzos hacia objetivos comunes.
3. Eliminar la distracción
¿Cuántas veces al leer un texto nos ha sucedido que tenemos que leer la misma línea dos o tres veces porque estábamos pensando en otra cosa? Esto también ocurre en el trabajo y representa una ralentización en la carrera por alcanzar los objetivos establecidos.
Las principales fuentes de distracción incluyen las notificaciones de las redes sociales, los correos electrónicos y las interrupciones de los compañeros. Para reducir al mínimo estas distracciones, podemos adoptar distintas estrategias. Una de las primeras medidas que hay que adoptar en estos casos consiste en desactivar las notificaciones no esenciales para poder concentrarnos en el trabajo sin ser interrumpidos continuamente por actualizaciones no urgentes.
Establecer de antemano franjas horarias de «trabajo en profundidad» con los compañeros es otra estrategia eficaz para crear períodos de trabajo ininterrumpido. Durante estos momentos podemos concentrarnos plenamente en las tareas más importantes y complejas, sin la preocupación de ser interrumpidos.
Por último, crear un entorno de trabajo organizado y libre de elementos de distracción puede suponer una gran diferencia. Esto puede incluir la reorganización del escritorio, la eliminación del desorden visual y la creación de una atmósfera propicia para la concentración.
4. Gestionar la carga de trabajo
La gestión eficaz de la carga de trabajo es fundamental para mantener altos niveles de productividad, especialmente cuando se afrontan proyectos complejos o plazos ajustados. Una de las técnicas más eficaces consiste en priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia para concentrar la energía en las actividades de mayor impacto en los resultados globales.
También es importante saber delegar, siempre que sea posible. Pedir el apoyo de los compañeros es útil porque permite valorizar, además, las habilidades específicas de los miembros del equipo, lo que mejora la eficacia y la calidad del trabajo realizado. Es esencial comunicar claramente las expectativas y proporcionar el apoyo necesario para garantizar que las tareas delegadas se realicen correctamente.
Además, dividir un proyecto grande en tareas más pequeñas y realizables también puede ayudar a reducir la sensación de agobio y facilitar el camino hacia su finalización. El uso de herramientas de gestión de proyectos puede ser de gran ayuda en estos casos, ya que permite realizar un seguimiento organizado de las tareas, los plazos y el progreso.
5. Tomarse descansos regulares
Contrariamente a lo que podría pensarse, los descansos no son una pérdida de tiempo, sino una inversión en la productividad a largo plazo. Durante estos descansos, es aconsejable realizar actividades que permitan desconectar mentalmente del trabajo y recargar energías.
Un breve paseo o una charla tomando un café con los compañeros pueden aliviar la tensión muscular acumulada durante las largas horas de trabajo sedentario. Para que la pausa sea realmente eficaz, es importante evitar estar siempre con el móvil: pasar de una pantalla a otra no sería una verdadera recarga.
Este enfoque ayuda a mantener un equilibrio entre los períodos de intensa concentración y los momentos de recuperación, lo que optimiza la productividad general.
6. Crear un ambiente de trabajo productivo
Un entorno de trabajo bien estructurado es esencial para mantenernos productivos y concentrados durante la jornada laboral. Por lo tanto, es esencial mantener un escritorio ordenado, un sistema de archivo eficiente y una iluminación adecuada, preferiblemente natural, para reducir la fatiga ocular y mejorar el humor. También la gestión del ruido, mediante el uso de auriculares o barreras acústicas, puede ayudar a mantener la concentración. Por último, personalizar el espacio con elementos inspiradores, como plantas u obras de arte, puede contribuir a crear una atmósfera positiva y estimulante, que mejore aún más la productividad.
7. Celebrar los éxitos
Reconocer y celebrar los éxitos, incluso los aparentemente pequeños, es una práctica que se suele subestimar, pero esencial para el bienestar tanto profesional como personal.
Festejar los logros, tanto individuales como del equipo, puede traducirse en pequeños descansos, en momentos para compartir fuera del trabajo o en celebraciones más estructuradas si se trata de proyectos importantes. Esta práctica contribuye a crear un entorno laboral positivo, orientado hacia el resultado, para reforzar el espíritu de equipo y estimular una sana competencia.
Conclusión
Mejorar la productividad en el trabajo es un proceso continuo que requiere práctica y compromiso. Las siete técnicas presentadas en este artículo ofrecen un punto de partida para aumentar la eficiencia y la eficacia en el lugar de trabajo. El objetivo consiste en crear un enfoque personalizado que permita trabajar de manera más inteligente y funcional.
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