Organizar un evento de éxito requiere planificación, atención a los detalles y una buena dosis de resolución de problemas.
Editorial
Organizar un evento: planificación y comunicación
Fecha
29 abril 2024
Desde la gestión de los proveedores y la comunicación hasta la realización del evento y la gestión posterior al mismo, cada fase requiere un enfoque metódico y una visión clara de los objetivos que hay que alcanzar. Si bien la duración del evento es (por lo general) de un día, el trabajo del gestor de eventos comienza meses antes, para planificar y coordinar cada fase y asegurarse de que todo se desarrolle sin problemas y cumpla las expectativas de los participantes.
Definir los objetivos: ¿evento público o corporativo?
Establecer los objetivos que se quieren alcanzar es el primer paso que hay que definir para empezar a construir una organización capaz de centrar el propósito del evento. Para hacerlo, es necesario identificar el mensaje que se quiere transmitir y el público objetivo al que se desea llegar, para poder actuar de forma eficaz y selectiva.
Una vez definidos los objetivos iniciales, es crucial determinar si el evento será público o corporativo, puesto que cada uno requiere enfoques y estrategias diferentes. Los eventos públicos suelen estar dirigidos a un público amplio y pueden incluir campañas, festivales y celebraciones de distintos tipos. Algunos ejemplos de eventos públicos son:
- Jornadas de puertas abiertas: jornadas abiertas al público para visitar escuelas, universidades, empresas u otras organizaciones.
- Eventos institucionales: ceremonias oficiales, conferencias o reuniones públicas organizadas por entes gubernamentales o instituciones.
- Conciertos: espectáculos musicales en vivo que pueden atraer a miles de personas.
- Eventos deportivos: eventos como partidos de fútbol, maratones o torneos en los que participan aficionados al deporte.
Su objetivo suele ser entretener y atraer a la gente, por lo que la planificación de estos eventos requiere especial atención a la seguridad, a la accesibilidad y a su promoción a través de los canales de comunicación más eficaces. Los eventos corporativos suelen estar dirigidos al equipo interno y a los socios, y pueden tener distintos objetivos, desde la presentación de una determinada novedad hasta actualizaciones periódicas y actividades de creación de equipos. Algunos ejemplos de eventos corporativos son:
- Ceremonias: celebraciones de aniversarios de empresa, homenajes o retiros.
- Reuniones de empresa: encuentros periódicos para actualizaciones, estrategias o formación interna.
- Eventos de creación de equipos: actividades diseñadas para mejorar la cohesión y la colaboración entre los miembros del equipo.
- Eventos de moda: desfiles de moda o presentaciones de nuevas colecciones en los que pueden participar invitados internos y externos.
El evento, en estos casos, puede comunicarse a través de boletines informativos de la empresa, invitaciones personalizadas o plataformas como LinkedIn.
Una vez acordado el objetivo en todas sus dimensiones y el tipo de evento, es fundamental preguntarse qué le gusta a la gente, cuáles son sus expectativas y qué puede hacer que esta experiencia sea única y memorable.
Elegir el lugar y la fecha
La elección del lugar y la fecha es crucial para el éxito del evento y debe regirse por los objetivos establecidos y las necesidades de las personas invitadas. Para los eventos corporativos, un lugar en consonancia con los valores de la marca y con la cultura corporativa puede añadir un valor significativo al momento compartido, mientras que, para los eventos públicos, es conveniente seleccionar un lugar conocido y, sobre todo, reconocible. En este caso, es importante tener en cuenta factores como la capacidad de la estructura, la disponibilidad de aparcamiento, la accesibilidad y la proximidad al transporte público.
En lo que a la fecha respecta, elegir el momento adecuado puede maximizar la participación y el compromiso. Por tanto, es conveniente evitar períodos de alta competencia de eventos similares o días festivos importantes, a menos que el evento esté relacionado con ellos. Si se trata de un evento corporativo, también es importante tener en cuenta el calendario de la empresa para evitar coincidir con otros compromisos ya programados.
Planificar el programa y el presupuesto
La programación del evento
El evento debe estructurarse de forma que los invitados participen y se impliquen de principio a fin, alternando momentos de formación e información con sesiones interactivas, actividades de creación de redes y momentos de descanso, mejor aún si es delante de un rico bufé. Cada momento debe ajustarse a los límites de tiempo establecidos y seguir un flujo lógico, manteniendo la coherencia con el anterior y con el posterior. De esta forma se estimula la implicación de los participantes y se mantiene activo su interés. A pesar de una planificación precisa, siempre pueden surgir imprevistos. Un buen gestor de eventos debe estar preparado para afrontar situaciones inesperadas con calma y competencia, y hallar soluciones rápidas y eficaces para minimizar el impacto en el evento. La capacidad de adaptarse y resolver problemas sobre la marcha es crucial para mantener el evento dentro de los plazos previstos y garantizar una experiencia positiva a todos los participantes.
El presupuesto
Establecer un presupuesto claro y realista es fundamental para poder organizar mejor los gastos: lugar, catering, tecnología, seguridad y comunicación. Para cubrir cabalmente todos estos aspectos sin sobrepasar el límite de gasto, mantener una reserva presupuestaria puede ser una decisión estratégica que permita abordar con flexibilidad las necesidades que puedan surgir en el último momento.
Desarrollar la estrategia de comunicación
Desarrollar una estrategia de comunicación que sepa adaptarse a las distintas plataformas, tanto físicas como virtuales, es esencial si se quiere promover un evento de forma eficaz. Además, la identidad de la marca debe manifestarse y englobarse en la modalidad de comunicación, para transmitir el carácter único del evento y ser a la vez coherente con los valores y las características de la empresa.
Las campañas de marketing multicanal, pensadas de forma original y estratégica, resultan esenciales para alcanzar un amplio espectro de potenciales participantes y promover el intercambio viral en las redes sociales. Al incorporar estos elementos en una estrategia de comunicación congruente, los organizadores de eventos pueden informar, entusiasmar e implicar al público, y aumentar así la participación y el éxito del propio evento.
Cómo convertirse en organizador/a de eventos
Convertirse en organizador/a de eventos requiere una preparación precisa que integra gestión, creatividad, marketing y capacidad para comunicarse de forma eficaz con los clientes, el propio equipo y los proveedores.
Muchos profesionales del sector cuentan con un título en disciplinas como el marketing, la comunicación y la administración, si bien en la actualidad también existen cursos específicos de gestión de eventos que ofrecen una formación selectiva y práctica.
El IED ofrece cursos especializados que cubren varios aspectos de la organización de eventos y proporcionan a los estudiantes las competencias necesarias para emerger en este sector, invirtiendo en una formación concreta y de calidad.
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